Примеры заполнения табеля учета рабочего времени. Правомерно ли применять электронные системы контроля? Что это такое

Любое предприятие выплачивает заработную плату, основываясь на данных фактически отработанных часов или дней. Эти данные для бухучета и выплаты заработной платы согласно отработанному времени требуют специального бланка для первичного учета. Таким бланком принято считать табель учета рабочего времени.

Ниже приведена информация об этом документе, его регламент заполнения согласно рабочего времени, проработанного на предприятии.

Для чего необходим этот документ и зачем его оформлять?

Начать следует с того, что табель – это документ, который обязан вести каждый работодатель или его доверенное лицо на предприятии независимо от количества работников и формы собственности в штатном расписании.

Если данный документ будет отсутствовать на предприятии, это приведет к ответственности руководства в виде штрафов при проверке органом охраны труда.

В случае, когда в затратах предприятия оплата труда занимает весьма существенное место, документы при налоговой проверке могут выдать гипотезу касательно безосновательного начисления ЗП и исключения ее из списка расходов предприятия. В таком случае будут иметь место неприятные последствия.

Формы Т-12 и Т-13: правила и этапы заполнения

Табель учета ведется каждый рабочий день месяца, а в последний день подготавливается отчет об общем количестве отработанных дней/часов . Готовый составленный документ передается в бухгалтерию.

Приведем пример инструкции по заполнению табеля учета времени работы и подсчета оплаты труда, взяв за основу формы Т-12 и Т-13. Они существенно ничем не отличаются.

В верхней части следует указать название организации соответственно учредительным документам и названию структурного подразделения, если оно имеется.
Заполняются ячейки «дата составления» (последний день рабочего месяца) и «номер документа».
В «отчетном периоде» указывается интервал времени, с которого по которое число насчитывается заработная плата согласно плану.
Первый столбец в табеле учета рабочего времени обозначает порядковый номер работников.
2-3 столбцы заполняются на основании личных карточек сотрудников согласно форме Т-2, заведенной на основании приказа о приеме на предприятие.
4 и 6 графа предназначена для кодов затрат рабочего времени и информации о количестве часов, отработанных в прошедшем месяце.
5 и 7 графа предназначена для отметки промежуточных результатов за две половины месяца.
8-17 столбцы заполняются в конце отчетного месяца.
В итоговый подсчет дней не включаются дни отсутствия работника (больничные, командировки, прогулы, выходные).
14 и 16 столбцы заполняются количеством дней и часов.
15 – код причины неявки на работу
17 – общее количество праздничных, выходных дней работника за отчетный месяц.

Подписывается документ работником отдела кадров, структурного подразделения, директором или любым уполномоченным им лицом.

Составление табеля при сменном графике и другие нюансы

Согласно 91-й статье ТК РФ работодатель должен вести учет фактически отработанного времени каждым работником . Затраты рабочего времени оплачиваются согласно физического нахождения по месту работы. Высчитываются они путем регистрации появления и неявки на рабочее место.

Сменная работа является условием коллективного договора и должна быть задокументирована. Работа по сменам может осуществляться исключительно по графику сменности согласно статье 103 ТК РФ. В нем учитывается ежедневное время работы и частота смен. График сменности в этом случае выступает как локальный самостоятельный нормативный акт.

Для согласования работы в ночные смены требуется, чтобы работа включалась в список, определенный договором или актом работодателя по статье 97 ТК РФ.

На практике чаще всего используется график ежедневной работы «табельного режима». При табельном режиме учитываются отработанные смены за месяц, а продолжительность ее должна быть одинакова на протяжении всего периода. Работа, выполненная сверх продолжительности, не может быть компенсирована недоработкой в другой день либо отгулом.

Если условия предприятия не позволяют соблюдать условия работы согласно статье 94 ТК РФ, предпринимают введение суммированного учета времени работы. Работа посменно может сочетаться с введением учета времени. Порядок введения в компании суммированного учета регулируется исключительно внутренним трудовым распорядком. Статья 104 ТК РФ требует лишь не превышать номинальное число рабочих единиц в месяц.

На следующем видео подробно рассмотрен порядок ведения табеля учета времени работы:

Санкции при неверном заполнении табеля

По ходу проведения налоговых и финансовых проверок ревизоры могут найти следующие виды нарушений в заполнении табеля учета:

данные по зарплате не соответствуют указанным в документах первичной отчетности и табеле;
данные о зарплате не соответствуют указанным в платежно-расчетных документах и табеле;
использование кодов и обозначений неверное;
не учтены переработки или сверхурочные;
расчет суммы пособий на листке временной нетрудоспособности.

Нарушения могут привести к наложению штрафных санкций на бухгалтера или работодателя до 5000 рублей . Неимение табеля учета или его отсутствие на рабочем месте во время проверки ревизоров может повлечь административное наказание согласно статье 5.27 и наложение штрафных санкций на руководителя подразделения размером до 50000 рублей .

Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.

Его сведения используются:

Для начисления заработной платы, отпускных работников.
При проведении проверок различными внешними органами контроля.
Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
Листки нетрудоспособности.
Справки и докладные начальников отделов.
Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля , выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

Метод сплошной регистрации . Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
Метод отклонений . В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:

Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.

Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Код	Расшифровка
Я	явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время
Н	явка и исполнение обязанностей в ночное время
В	нерабочие дни
РВ	исполнение обязанностей в выходные дни
К	командировка
Б	неявка по причине временной нетрудоспособности
ОЗ	отпуск без оплаты среднего заработка
ОТ	основной оплачиваемый отпуск
НН	отсутствие на работе по невыясненным причинам

Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения :

ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13

Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.

Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.

(Постановление от 05.01.2004 г. № 1). Ранее унифицированные бланки были обязательными, работодатели не могли пользоваться собственными наработками, теперь же госкомстатовские образцы носят рекомендательный характер.

Табель рабочего времени (образец заполнения Т-13) адаптирован для автоматизированного оформления. Он используется в подразделениях, которые оснащены турникетами с автофиксацией времени прибытия и убытия персонала и ведется электронный журнал учета рабочего времени. Бланк Т-12 совмещает возможности учета отработанного времени и расчета заработной платы .

В бюджетном секторе используется табельная форма по ОКУД 0504421, образец заполненияее отличается от шаблонов, которыми пользуются коммерческие фирмы. Структура этого документа утверждена Минфином РФ в приказе от 30.03.2015 г. № 52н.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени 2018

Документ оформляется ежемесячно в единичном экземпляре. Вносить в него данные можно вручную или при помощи компьютерной техники. Сотрудник, который несет ответственность за достоверность, полноту и своевременность составления табеля, назначается руководителем предприятия приказом.

Как заполнять табель учета рабочего времени:

документ начинают готовить к заполнению перед началом очередногокалендарного месяца;
в титульной части должны быть отражены данные о предприятии-работодателе, подразделении, датах начала и окончания учетного периода;
в табличном блоке вводятся сведения, идентифицирующие работников (Ф.И.О., должность);
дни месяца разграничиваются по столбцам;
в ячейках на пересечении дат и фамилий отображается информация об отработанных часах и сменах;
выходные и праздничные дни должны быть выделены специальными обозначениями;
данные по отработке по каждому сотруднику заносятся в документ ежедневно;
сведения о неявках по уважительным причинам должны иметь документальные обоснования;
для опозданий и прогулов применяют специальные буквенные шифры.

Инспектор по кадрам и другие ответственные лица должны знать, как заполняется табель учета рабочего времени и соблюдать этот порядок. Готовый документ обязательно удостоверяется подписью руководителя компании – без этого элемента бланк не может быть принят к учету бухгалтерией, он не считается действительным.

Табель учета рабочего времени: образец заполнениядля предприятий с частным капиталом

Заполненные формы Т-12 и Т-13 содержат единые цифро-буквенные шифры . Эти символы должны быть расшифрованы на титульной странице. При необходимости ввода дополнительных кодов, они утверждаются субъектом хозяйствования внутренним приказом. Например, явки на рабочие места в дневное время могут быть обозначены шифром «Я» или «01», если работа проводилась в ночную смену, то используют код «Н» («02»). Полный перечень стандартных кодовых обозначений приведен в Приказе Госкомстата № 1, датированном 05.01.2004 г.

Табель учета рабочего времени должен содержать данные не только по Ф.И.О. работника, но и по его текущей должности. Если сотрудник работает на предприятии на двух должностях на условиях совместительства, сведения по отработке вносятся отдельно для каждой должности. Предприятия и ИП вправе самостоятельно разработать шаблон табеля и ввести его в систему внутреннего документооборота своим распоряжением.Пример заполнения табеля рабочего времени (2018) по форме Т-12 можно найти .

Табель учета рабочего времени 0504421: образец заполнения для бюджетников

Форма предназначена для применения только бюджетными структурами. Документ может быть первичным или корректирующим. Для корректировочных табелей необходимо проставлять порядковый номер правок. Бланком предусмотрено два итога по отработке:

в столбец 20 вводятся данные по отработанному времени за первую половину месяца, которые нужны для начисления аванса;
в столбце 37 отражается информация по отработке за полный месяц.

Применительно к форме 0504421 образец заполнения не содержит данных об исчисленной заработной плате. Предприятия могут дополнять шаблон документа новыми колонками или строками, но нельзя удалять существующие графы. В учетной политике субъекта хозяйствования должен быть обозначен метод составления табеля:

Форма 0504421, образец заполнения ее может содержать данные только об отклонениях от нормальной продолжительности смены или трудодня. В итоговых столбцах будут фиксироваться суммарные показатели неявок.
Также табель 0504421, образец заполнения его может отражать только данные о фактической отработке. В итоговых колонках показывается значение отработки по явкам.

Приведенный здесь образец заполнения табеля в 2018 году методом регистрации отклонений предполагает заполнение двух строк на каждого человека. В нижней строке указывается причина отклонений.Для этого предусмотрены специальные буквенные коды – В (выходные), О (отпуска), К (командировки), А (неявка с разрешения руководства) и т.д. В верхней строке при наличии зафиксированного отклонения проставляется количество часов отсутствия на рабочем месте.

Если у одного человека в течение дня были два основания для невыхода на рабочее место (но в разные часы), то отработка отражается двумя строками, то есть должность и Ф.И.О. работника дублируется строкой ниже.Это необходимо, чтобы отразить одной датой несколько буквенных кодов и идентифицировать количество часов отсутствия по каждой причине отдельно.

Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.

Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул (ТК РФ ст. 81, п.6 а), и используется как доказательство при трудовых спорах, в том числе и в суде.

Организация учёта рабочего времени на предприятии

Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:

Табель ведётся по всему предприятию в целом или отдельно по каждому подразделению.
В табеле отмечаются рабочие дни каждого сотрудника с указанием количества фактически отработанных часов, а также командировки, отпуска, больничные и т.д.
В документе регистрируются все неявки персонала, что позволяет зафиксировать прогулы.
Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения.
Каждому работнику присваивается уникальный табельный номер, который служит его идентификатором в системе кадрового делопроизводства. Данный номер остаётся за ним на весь срок работы и не меняется при внутренних перемещениях. После увольнения табельный номер должен находиться «на карантине», то есть не использоваться повторно в течение трёх лет.

В какой форме можно вести табель?

Для ведения учёта труда и его оплаты существуют унифицированные формы, утверждённые Росстатом в Постановлении №1 от 05.01.2004 г. На предприятиях используют бланки табеля учёта рабочего времени Т-13 и Т-12.

Форма №Т-12 для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы предназначена для ведения в ручном режиме. Форма № Т-13 под названием «Табель учёта использования рабочего времени» применяется в основном в организациях, имеющих автоматизированную систему обработки данных.

Документы, составленные на этих бланках, согласно рекомендациям Федерального архивного агентства, имеют срок хранения 1 год.

Порядок заполнения табеля

При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:

название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;
номер табеля;
дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).

Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:

номер п/п (графа 1);
ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
табельный номер – графа 3;
графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
17 – общее число нерабочих дней за месяц.

Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы.

Табель по форме Т-13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей.

Учёт рабочего времени в табеле

Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).

Основные обозначения, которые используются при заполнении табеля, приведены в таблице:

Рабочее время	Буквенное обозначение	Цифровой код
Явка по обычному графику	Я	01
Ночные часы	Н	02
Выход в праздничные и выходные	РП	03
Переработка	C	05
Дни командировки	К	06
Отпуск	ОТ	09
Дополнительный отпуск	ОД	10
Учебный отпуск	У	11
Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства	УВ	12
Учебный отпуск за свой счёт	УД	13
Декретный отпуск	Р	14
Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет	ОЖ	15
Административный отпуск с разрешения руководителя	ДО	16
Отпуск за свой счёт в случаях, предусмотренных законом	ОЗ	17
Больничный	Б	19
Неоплачиваемая нетрудоспособность	Т	20
Сокращённая продолжительность рабочего дня, положенная по закону отдельным категориям работников	ЛЧ	21
Отсутствие на работе в связи с исполнением общественных обязанностей	Г	23
Прогул	ПР	24
Сокращённый рабочий день по инициативе работодателя	НС	25
Нерабочие дни	В	26
Отсутствие по неизвестной причине	НН	30
Простой по вине организации	РП	31
Простой по вине сотрудника	ВП	33

Особенности заполнения табеля в отдельных случаях

Отметки о любых отклонениях от нормального режима работы, принятого на предприятии, должны проставляться табельщиком только на основании соответствующих, корректно оформленных, документов (приказа о работе в праздничный день, листка временной нетрудоспособности и т.д.).

Неявка сотрудника на рабочее место при отсутствии подтверждающих документов до момента их предъявления помечается как НН (неявка по невыясненной причине). Непредоставление оправдательной справки является поводом для фиксации прогула.

Зачастую затруднения у табельщиков возникают при учёте командировок, отпускных периодов и других причин отсутствия работника на рабочем месте. Здесь применяются следующие правила:

Сотруднику, находящемуся в командировке в выходные и праздничные дни, эти часы оплачиваются в двойном размере, поэтому в табеле проставляется значение КМ вместо В.
По отпускникам – в ячейках, соответствующих выходным, указывается пометка ОТ, поскольку эти дни включаются в календарную продолжительность отпуска. Нерабочие праздничные дни из отпуска исключаются и фиксируются в табеле значением В.
По новым работникам табель ведётся с даты приёма, ячейки до этого дня заполняются знаками «ХХ». Аналогично следует помечать невыходы сотрудника в связи с увольнением, начиная с даты увольнения (включительно) и до тех пор, пока он не будет исключён из табеля.

Компании должны учитывать, какое количество времени фактически отрабатывают все сотрудники предприятия в течение дня или смены. Для этого требуется ведение табеля учета рабочего времени работников. Данный документ составляется по специальной форме. Каждая компания и ИП должны заполнять эту документацию. Пользоваться для этого надо учетными бланками Т-12 и Т-13, разработанными Госкомстатом. Заполнять табель достаточно просто, но для этого должны учитываться некоторые правила и требования, чтобы отчет был корректным. От его содержания зависит правильность расчета зарплаты работников предприятия.

Понятие документа

Специальная форма табеля была утверждена еще в 2004 году Госкомстатом. Ведение табелей учета рабочего времени в организациях осуществляется работниками кадровой службы или бухгалтерского отдела.

На основании данной формы руководство предприятия может выполнять разные действия:

учитывать все отработанное время каждым сотрудником предприятия;
контролировать соблюдение дисциплины на рабочем месте;
отражать все явки и неявки сотрудников на работу;
фиксировать факт опоздания каждого специалиста;
обладать сведениями, позволяющими определить, насколько полно была выполнена работа специалистом в компании;
пользоваться этой информацией для грамотного начисления зарплаты;
вносить данные в статистические формы.

Наиболее часто используется этот документ сотрудниками бухгалтерского отдела, когда они рассчитывают оптимальную зарплату, премии и надбавки другим работникам предприятия. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников для кадровой службы позволяет контролировать явки и опоздания. Если выявляются нарушения, то привлекаются соответствующие сотрудники предприятия к ответственности, а также могут применяться разные виды дисциплинарного взыскания.

Нюансы использования документа

В НК содержится информация о том, что каждый человек, официально работающий в какой-либо компании, может при увольнении запрашивать табель учета совместно с другими документами, к которым относится и трудовая книжка. Эти сведения указываются в ст. 84.1 НК.

С 2013 года руководители предприятия при ведении табеля учета рабочего времени работников могут не пользоваться унифицированными формами, так как они были отменены. Но обычно специалисты предприятия пользуются именно этими документами. Образец ведения табеля учета рабочего времени располагается ниже.

Допускается, чтобы специалисты бухгалтерского отдела или кадровой службы самостоятельно вносили в этот документ разные изменения. Они зависят от специфики работы всего предприятия и имеющегося количества сотрудников в штате.

Бланк, введенный Госкомстатом, считается удобным, поэтому его можно легко обрабатывать и изменять. Нередко он используется без каких-либо изменений.

Какие формы являются удобными?

Существует три формы документа, которые считаются простыми в использовании. В них без труда можно внести разные корректировки. Выбор зависит от направления деятельности предприятия и количества должностей в компании.

Ведение табеля учета рабочего времени может осуществляться с использованием в качестве основы трех форм:

Т-13. Обычно используется этот бланк компаниями, в которых устанавливается на входе турникет или другое оборудование, на основании которого в автоматическом режиме фиксируется, когда именно приходит на работу тот или иной специалист. Заполняется документация как ручным методом, так и с применением разных компьютерных программ.
Т-12. Этот вариант представлен универсальным бланком. Он обычно заполняется специалистами предприятия вручную. В нем имеется дополнительный раздел, в который могут вноситься сведения о размере оплаты за выполненную работу.
0504421. Этот бланк считается специфическим, так как применяется только бюджетными организациями. Наиболее актуален среди учителей или преподавателей, работающих в разных образовательных учреждениях.

Каждый документ имеет свои особенности, поэтому заполняется специфическим образом.

Кто заполняет табель?

Специально в компании должен назначаться конкретный ответственный за ведение табеля учета рабочего времени. Обычно для этого выбирается работник кадровой службы или бухгалтерии. Для этого должен изначально издаваться приказ, на основании которого специалисту передаются соответствующие полномочия.

На самом табеле должны ставить подписи ответственный за ведение табеля учета рабочего времени и руководитель отдела кадров. Не требуется в компании отдельно выделять должность для такого сотрудника, так как справиться с задачей может каждый человек, наделяемый руководством предприятия соответствующими полномочиями. Обязанность ведения табеля учета рабочего времени передается на основании приказа. В нем указывается, какой именно сотрудник предприятия ответствен за ведение этого документа.

В трудовой договор выбранного специалиста надо внести отдельный пункт. В нем указывается, что гражданин наделяется конкретными полномочиями. Если данный процесс не будет выполнен, то специалист может отказаться от дополнительной работы.

Человек, выбранный для ведения табеля учета рабочего времени, должен вносить сведения в течение всего месяца, после чего документация передается руководителю отдела кадров. Директор отдела сверяет информацию с другими источниками, после чего подписывает форму. Она далее передается в бухгалтерию для расчета зарплаты каждому сотруднику предприятия.

Правила заполнения

Сотрудник предприятия, получающий полномочия по заполнению этого документа, должен разобраться в нюансах процесса внесения сведений. Правила ведения табеля учета рабочего времени считаются простыми и понятыми. Желательно изначально в них хорошо разобраться, что позволит удобно и легко работать с отчетом. От этого зависит продуктивность деятельности не только кадровой службы, но и бухгалтерии. На основании правильно внесенных данных работники бухгалтерского отдела смогут правильно рассчитать оплату труда каждого сотрудника предприятия.

К основным правилам заполнения документа относится следующее:

изначально правильно выбирается актуальная форма ведения табеля учета рабочего времени;
заполняется документ только в одном экземпляре;
допускается для этого вручную вносить данные или пользоваться компьютером;
у сотрудника, занимающегося данным процессом, должны иметься соответствующие полномочия, для чего предварительно работодателем издается приказ;
подготавливать табель надо в начале нового месяца;
в титульный лист вносятся сведения о названии компании и имеющихся подразделениях;
указывается дата начала учета;
в конце месяца прописывается дата окончания ведения отчета;
основной лист табеля представлен таблицей, в которую вносятся данные о каждом работнике организации, причем важно вносить правильно все фамилии, чтобы не допустить путаницы или ошибок;
обязательно о каждом сотруднике должна иметься достоверная информация, а также прописывается присвоенный специалисту номер, который можно взять в личном деле;
столбцы табеля представлены конкретными днями месяца;
напротив фамилий имеются ячейки, в которые вносятся сведения обо всех отработанных часах или сменах;
если имеются выходные или праздники, то надо указывать данную информацию специальными отметками;
сведения ответственным лицом должны вноситься ежедневно, для чего ориентируется специалист на официальные документы, к которым относятся разные приказы, заявления, больничные листы или распоряжения руководства компании;
если фиксируются опоздания или прогулы, то они закрепляются специальными кодами, состоящими из цифр и букв.

Скрепляется документ подписью руководителя предприятия. Без этой подписи он не будет считаться действительным. Порядок ведения табеля учета рабочего времени считается простым, поэтому справиться с этим процессом может каждый работник кадровой службы. Если выявляются ошибки или нарушения, то именно назначенный специалист несет ответственность за эти сведения.

Нюансы внесения разных сведений

Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого надо только разобраться в предназначении каждой ячейки. Ответственные лица, наделенные полномочиями заполнения документации, должны хорошо изучить состав документа. К особенностям процесса заполнения относятся:

допускается увеличивать количество граф;
вверху отражаются коды затрат часов, а снизу указывается, сколько фактически было отработано специалистом в конкретный день;
у каждого работника организации должен иметься личный номер в табеле, который применяется для расчета зарплаты и совершения других действий;
за совместителями закрепляется два номера;
указывать требуется как отработанные дни, так и количество часов, которые были фактически отработаны специалистом каждый день;
в конце каждого месяца табель передается в кадровую службу, причем специалисты данного отдела проверяют правильность составления документа, а также следует убедиться, что пропущенные работниками рабочие часы не являются прогулами;
если увольняется какой-либо специалист, то со следующего месяца его номер не используется при заполнении табеля;
указывать требуется данные о прогулах, выходных днях, а также об отгулах, отпусках, командировках или других причинах, по которым отсутствует специалист на рабочем месте.

Если длительность рабочего дня указывается в часах, то не нужно фиксировать неполные часы.

Специфика для бюджетных организаций

Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.

К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:

в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.

Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.

Какие применяются кодовые обозначения?

При заполнении этого документа требуется обладать сведениями о том, какие именно коды должны вноситься. Они состоят из цифр и букв. На титульном листе этого отчета имеется расшифровка всех кодов. Нередко требуется ввести дополнительные коды, для чего выпускается руководителем предприятия специальное положение о ведении табеля учета рабочего времени.

К основным кодам, используемым при заполнении этого табеля, относятся:

продолжительность дневной смены - Я01;
ночная работа - Н02;
деятельность, которую приходится вести работникам в выходные или праздничные дни, - РВ03;
выполнение сверхурочных заданий - С04;
отправка специалиста в командировку - К06;
оформление обязательного оплачиваемого отпуска - ОТ9;
предоставление специалисту дополнительного оплачиваемого отпуска - ОД10;
нахождение человека на больничном - Б19;
оформление временной нетрудоспособности без оплаты - Т20.

Обычно стандартных кодов, введенных законодательно, хватает для грамотного заполнения документа.

Какие часто совершаются ошибки?

Существуют некоторые распространенные нарушения, которые приводят к появлению значимых ошибок в документе. К ним относятся:

указываются только инициалы работников, а при этом отсутствует информация о занимаемой ими должности;
праздники прописываются как рабочие дни;
в предпраздничный день не отмечается, что сокращается рабочая смена на один час.

Если в компании работает гражданин по совместительству, то требуется много внимания уделять точной продолжительности его рабочего дня. Нередко специалисты отправляются в командировку, а при таких условиях просто используется код К06, поэтому не требуется указывать, какое количество часов работает сотрудник в день.

Как заполняется при сдельной оплате?

Достаточно часто предприятия пользуются сдельной оплатой труда, что приводит к сложностям при заполнении табеля. Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени для сдельщиков заключается в следующем:

оплата труда зависит от объема выполненной работы специалистом;
в документе должна учитываться выработка по каждому работнику предприятия;
допускается измерять труд в часах, например, это требуется в школах или других образовательных учреждениях, поэтому в табеле следует прописывать время работы;
в остальных ситуациях используется код Я01, поэтому не требуется заполнять последнюю строку этой документации;
отдельно оплачивается работа в праздничные дни, причем размер оплаты зависит от информации, содержащейся в коллективном договоре.

Таким образом, даже при наличии сдельной формы оплаты труда заполнить табель достаточно просто.

Ответственность за ошибки

Конкретный специалист компании наделяется полномочиями вести табель, для чего работодатель издает соответствующий приказ. Он должен хорошо разобраться в том, как правильно заполнять таблицу. Для упрощения процесса часто используется специальная программа для ведения табеля учета рабочего времени. В нее достаточно вносить в нужные строки актуальные данные, после чего документ распечатывается и подписывается. При необходимости достаточно просто внести разные изменения.

Если будут выявляться ошибки в этом документе надзорными государственными органами, то компания будет привлекаться к ответственности. Наиболее часто инспектор выявляет, что имеются расхождения в сведениях, указанных в табеле, с теми данными, которые содержатся в первичных документах. Нередко сведения о зарплате отличаются от данных в расчетной документации.

Если устанавливается факт наличия нарушений, то компания привлекается к административной ответственности, поэтому уплачивает штраф в размере 5 тыс. руб. При выявлении полного отсутствия данного документа увеличивается штраф до 50 тыс. руб., причем взимается он с руководителя предприятия на основании положений ст. 5.27 КоАП. Для предотвращения данной ситуации руководство компании должно следить за правильностью и своевременностью составления табеля.

Заключение

Таким образом, ведение табеля учета рабочего времени работников является обязательным для каждой организации. Данный процесс выполняется ответственным специалистом, наделяемым соответствующими полномочиями с помощью издания специального приказа руководителем предприятия.

Важно разобраться в правилах заполнения всех ячеек данного документа. Если в нем имеются ошибки или он вовсе отсутствует в компании, то надзорные органы могут привлечь компанию к административной ответственности. На основании сведений из табеля производится расчет оплаты труда специалистов. Оптимально для ведения документа пользоваться специальными компьютерными программами, упрощающими данный процесс.

Понравилась статья? Поделитесь ей

Распечатать статью