Составление штатного. Составление штатного расписания
Хотя законодательно обязанность заполнения штатного расписания не закреплена, проверяющие органы преимущественно расценивают отсутствие его как нарушение законов. Во избежание недоразумений руководителям не стоит пренебрегать этим важным первичным документом. Хотя бы потому, что он полезен для предприятий во многих отношениях. Давайте разберемся, в каких именно, а также кратко рассмотрим правила заполнения формы Т-3.
Штатное расписание является нормативным документом, корректность заполнения которого законодательно закреплена в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г.
Термины, которые используются в Постановлении, предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Штат – состав работников данной организации, который планируется иметь в распоряжении в определенный промежуток времени.
Следовательно, штатное расписание отражает следующие моменты:
- структуру предприятия (иерархическую подчиненность отдельных цехов или взаимодействие по горизонтали);
- штатный состав (перечень должностей, необходимых для нормального функционирования предприятия);
- численность сотрудников;
- размер заработной платы и надбавки к ней.
Для чего нужно штатное расписание?
Отметим некоторые положительные моменты:
- штатное расписание облегчает кадровый анализ предприятия;
- позволяет видеть полную картину по оплате труда работников;
- набор или увольнение сотрудников осуществляются в соответствии со штатным расписанием;
- решаются в суде спорные вопросы, касающиеся сокращения численности работников либо отказа от трудоустройства;
- трудовой договор составляется на основании данных штатного расписания (ТК РФ, статья 15 и 57).
Пример штатного расписания по форме Т-3
Форма Т-3: как заполнять?
Как заполнить правильно форму Т-3? «Шапка» или верхушка штатного расписания включает в себя следующие пункты:
- наименование организации. Должно точно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах организации;
- код ОКПО;
- номер документа. На каждом предприятии может применяться своя система нумерации документов. И штатное расписание не исключение. Номер может содержать буквенно-цифровое обозначение или просто цифровое;
- дата составления (не путать с датой начала действия – смотри следующий пункт);
- срок действия (для штатного расписания обычно год);
- дата и номер приказа, вводящего в действие штатное расписание.
Порядок заполнения колонок (номер пункта соответствует номеру колонки в таблице формы Т-3).
Колонки с 6 по 8 заполняются в рублях или процентах. В эти колонки вносятся данные о всевозможных надбавках к зарплате. Размер надбавок зависит от многих факторов, например:
- определенные (вредные) условия труда;
- нестандартный режим работы;
- системы премирования и поощрения на конкретном предприятии;
- нормы, установленные законодательством РФ.
Колонка 9 является расчетной. В нее вносится произведение данных колонки 4 и суммы данных колонок с 5-ю по 8-ю включительно.
Порядок составления и утверждения формы Т-3
Квалификационный справочник должностей возлагает обязанность составлять штатное расписание на экономиста по труду. В связи с частым отсутствием такой должности на предприятии, иногда составляет этот документ работник отдела кадров. На тех предприятиях, где нет кадровых работников, форму Т-3 обычно заполняют сотрудники бухгалтерии или даже руководитель.
Независимо от того, кто заполнял и составлял штатное расписание, его должны заверить и подписать главный бухгалтер и руководитель предприятия.
Утверждает составленный документ руководитель предприятия. Для этого обязательно оформление приказа. Номер приказа проставляется в отдельной графе формы Т-3. Эта графа также является итоговой для количества штатных единиц предприятия и месячного фонда заработной платы. В приказе указывается дата введения в действие штатного расписания.
Форма Т-3 обычно составляется сроком на один год. Однако в крупных предприятиях этот срок может быть меньше года. Кроме того, чтобы не составлять заново штатное расписание в течение года, предприятие имеет право вносить изменения в уже составленный документ. Такие изменения оформляются приказом руководителя. В приказе обязательно указывается обоснование изменений, например, реорганизация, сокращение или расширение производства.
Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.
Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.
Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.
Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).
Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).
Штатное расписание содержит:
- перечень структурных подразделений;
- наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
- сведения о количестве штатных единиц;
- информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.
Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.
О сроках хранения кадровых документов читайте .
Как правильно составить штатное расписание
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .
При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.
Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.
В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:
- на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).
Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .
Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.
Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.
На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.
Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.
Как заполнить штатное расписание: образец и пример
Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.
В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.
Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.
Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.
Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:
1) издание приказа о соответствующем изменении;
2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.
При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.
Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Итоги
Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.
О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье
Составление штатного расписания >>>
Подписание и утверждение штатного расписания >>>
Сроки хранения штатного расписания >>>
Внесение изменений в штатное расписание >>>
Представление штатного расписания проверяющим органам >>>
Выписка из штатного расписания >>>
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. ПОНЯТИЕ
Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности.
1. Форма штатного расписания
Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004 N 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. Несмотря на это, рекомендуется применять данную форму в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.
Необходимо иметь в виду, что многие организации, осуществляющие надзорно-контрольные функции (например, инспекция по труду или судебные органы), при проводимых проверках или запросах требуют представлять штатное расписание (п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81).
При проведении документальных проверок территориальными органами Пенсионного фонда РФ также возможен запрос о предоставлении штатного расписания (Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 30.01.2002 N 11п)).
Помимо перечисленных органов, налоговые инспекции зачастую включают в перечень документов, необходимых для всесторонней проверки, штатное расписание как документ, подтверждающий применение льгот по налогам.
Также штатное расписание служит документом, в котором обобщены данные по расходам на заработную плату, а также количеству работников организации.
Унифицированные формы, в том числе и форма N Т-3 , распространяются на все организации независимо от их организационно-правовой формы. Исключение составляют формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не применяются в работе бюджетных учреждений.
1.1. Указание в штатном расписании должностей внештатных работников >>>
2. Порядок внесения сведений в штатное расписание >>>
3. Штатное расписание филиалов >>>
Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер). Перед его составлением необходимо определить общую структуру организации для дальнейшего распределения людских и материальных ресурсов в зависимости от направления деятельности и тех целей, для которых создана организация.
В некоторых организациях принято в первую очередь описывать структуру организации без указания заработных плат и конкретного количества штатных единиц, в виде таблицы, в которой указываются все предполагаемые подразделения и их подчиненность и на основе которой составляется само штатное расписание.
Однако структура предприятия не является обязательным документом и может рассматриваться только в качестве вспомогательного.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации в графе 5 месячная зарплата работника по тарифной ставке (окладу) проставляется в рублях. Поскольку заработная плата работников, которым установлена оплата труда по часовой тарифной ставке, зависит от количества отработанного времени, фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Поэтому корректно заполнить штатное расписание в отношении таких работникам не представляется возможным.
В данной ситуации рекомендуем графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." и графу 9 "Всего в месяц, руб." не заполнять, а в графе 10 "Примечания" указать: "Оплата по часовой тарифной ставке" и дать ссылку на внутренний документ, который регулирует размер оплаты труда (например, положение об оплате труда работников организации).
2. Утверждение штатного расписания >>>
2.1. Проставление печати на штатном расписании >>>
3. Ознакомление работников со штатным расписанием >>>
4. Сроки утверждения штатного расписания >>>
1. Лица, подписывающие штатное расписание
Для переписки по разработке и изменению штатных расписаний - 3 года (ст. 73) .
ШТАТНАЯ РАССТАНОВКА
Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Форма данного документа законодательно не установлена и разрабатывается, как правило, на основе формы N Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Для удобства данный документ может быть составлен как в электронном виде, так и на бумаге. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Если не применяется программа по учету кадров, то в такую форму (составленную в виде таблицы) вносятся все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.), что позволяет создать отчет по различным запросам руководства.
2. Исключение из штатного расписания вакантных должностей и структурных подразделений >>>
3. Исключение из штатного расписания штатных единиц или структурных подразделений при сокращении численности или штата >>>
3.1. Порядок внесения изменений в штатное расписание при сокращении штата или численности >>>
4. Изменение окладов в штатном расписании >>>
5. Переименование должностей и подразделений >>>
Изменения в штатное расписание вносятся на основании принятого работодателем решения, закрепленного приказом. Изменения могут быть следующего характера:
Исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе организации или предприятия;
Ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;
Сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата организации, индивидуального предпринимателя;
Изменение окладов;
Переименование подразделений и должностей и др.
Изменения в штатном расписании можно оформлять двумя способами:
Изданием приказа о соответствующем изменении;
Утверждением нового штатного расписания.
Работодатель самостоятельно принимает решение о способе внесения изменений в штатное расписание. При проведении мероприятий по сокращению штата или численности закон также не обязывает работодателя вводить именно новое штатное расписание, т.е. он вправе вносить приказом изменения в уже действующее. Таким образом, работодатель может иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений.
Важно! Сведения о наличии вакантных рабочих мест (должностей) работодатель обязан ежемесячно представлять в органы службы занятости (п. 3 ст. 25 Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Часть 1 ст. 8 Закона г. Москвы от 01.10.2008 N 46 "О занятости населения в городе Москве" содержит аналогичную норму. Работодатель предоставляет информацию о потребности в работниках (наличии вакантных рабочих мест, должностей) в соответствии с порядком , утвержденным Постановлением Правительства Москвы от 23.06.2009 N 579-ПП.
1. Дополнение штатного расписания новыми должностями и структурными подразделениями
При необходимости добавления должности в состав структурного подразделения или целого подразделения в состав организации следует издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, т.е. о вводе новых единиц. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе ее разработать самостоятельно. Данный приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Дата введения новой должности может не совпадать с датой издания приказа, т.е. изменения могут вводиться позже (например, дата издания приказа - 28.11.2009, а должность вводится с 15.12.2009). При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми изменениями.
Поскольку приказ об исключении единиц из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно.
После принятия работодателем решения об изменении размера окладов необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, составленный в произвольной форме, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Изменение условий трудового договора ".
В случае принятия работодателем решения о переименовании структурного подразделения или конкретной должности необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
ВЫПИСКА ИЗ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
Выписка из штатного расписания может выдаваться, например, проверяющим органам, при запросе, оформленном надлежащим образом, или работнику после его письменного обращения к работодателю в соответствии со ст. 62 ТК РФ.
В случае обращения работника в выписке из штатного расписания должны быть отражены сведения только о его должности и соответствующих выплатах. Размеры окладов иных работников указывать в выписке не допускается согласно норме ст. 88 ТК РФ о защите персональных данных в части их передачи.
См. образец заполнения выписки.
Подписано в печать
Перед тем как определять численность предприятия, необходимо ответить на вопрос, как будут происходить производственные процессы, в какой последовательности, сколько подразделений необходимо для достижения основной цели деятельности, кто будет вести администрирование. Для этих целей составляется структура организации.
Структура — это состав и соотношение его внутренних звеньев: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйственный объект. Структура утверждается специальным документом, в котором не указывается количественное значение штатных единиц и размер зарплаты, но на основе этих данных составляется штатное расписание.
Штатное расписание — нормативный документ, который определяет состав работников организации с указанием их должностей и должностных окладов.
На что обратить внимание
Для оформления штатного расписания используется унифицированная форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма носит рекомендательный характер. Коммерческие организации имеют право самостоятельно разрабатывать новую форму или изменять имеющуюся форму Т-3.
Унифицированная форма Т-3 содержит:
- перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
- наименование должностей, с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
- сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2-й категории, фрезеровщик 5-го разряда и т. д.);
- сведения о количестве ставок;
- размер месячного оклада, часовой тарифной ставки в соответствии с действующей системой оплаты труда;
- виды и размеры доплат и надбавок.
Штатное расписание, унифицированная форма
Данный нормативный акт может формироваться на всю структуру предприятия или на каждое подразделение отдельно. В него не вносятся фамилии работников, которые занимают определенные должности, так как основная цель этого документа — определение структуры, численности и размера зарплаты. Для того чтобы контролировать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка.
Какие документы нужно изучить
Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам).
Документы, на которые необходимо опираться:
- устав организации;
- структура предприятия (если она составлялась);
- ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; ;
- расчеты месячных должностных окладов;
- другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.
При определении профессий, которые будут введены на предприятии, следует соблюдать следующее правило: если выполнение работ по определенным должностям, специальностям, профессиям сопряжено с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, наименование этих профессий, должностей и требования к квалификации должны строго совпадать с наименованиями и требованиями, содержащимися в квалификационных справочниках, или положениями профстандартов (ч. 2 ст. 57 ТК РФ ).
Также необходимо помнить, что одним из ключевых условий, определяющим право на досрочное пенсионное обеспечение по старости, является полное , содержащихся в штатном расписании, и, соответственно, трудовой книжке работника, Спискам 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (см. Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 и Постановление Совмина СССР от 22.08.1956 № 1173).
Несоблюдение требований трудового законодательства в части наименования должностей влечет за собой не только наложение административного штрафа на работодателя, но и неблагоприятные последствия для работника при оформлении пенсии или получении льгот.
Основные вопросы при составлении ШР
«Внештатный работник»
Трудовое законодательство не содержит такого понятия, как «внештатный работник». Оно больше относится к отношениям гражданско-правового характера, поэтому не регулируется ни Трудовым кодексом, ни иными актами, содержащими нормы трудового права.
Как подписать и утвердить приказ о штатном расписании, образец 2019
Штатное расписание визируется начальником кадровой службы и главным бухгалтером только на последнем листе документа. В случае их отсутствия соответствующая строка подписывается лицом, ответственным за его разработку. Штатное расписание и его изменения утверждаются приказом по основной деятельности, который подписывает руководитель предприятия или уполномоченное лицо. Образец приказа о введении штатного расписания мы приводим ниже.
В самой форме Т-3 необходимо проставить реквизиты приказа об утверждении нового штатного расписания. Печать на этот документ не ставится. Данный нормативный документ хранится в подразделении, которое отвечает за внесение изменений в него, постоянно.
Штатное расписание - важный кадровый документ. Его наличие, на первый взгляд, дело добровольное, однако за отсутствие штатного расписания инспекция по труду может наложить на организацию штраф. Рассмотрим вопросы, связанные с составлением и использованием штатного расписания.
Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором приводятся структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности.
Для чего нужно штатное расписание?
Штатное расписание выполняет ряд важных функций:
- позволяет четко проследить организационную структуру учреждения;
- закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
- позволяет проследить систему оплаты труда работников;
- устанавливает и закрепляет размеры надбавок и прочих выплат;
- облегчает отслеживание вакансий;
- позволяет оптимизировать работу организации, более эффективно использовать трудовые и материальные ресурсы;
- является обоснованием расходования денежных средств, предназначенных для зарплаты.
Прямого требования о наличии в каждой организации штатного расписания в ТК РФ нет, но, как следует из абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, данный документ необходим. А в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» указано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма штатного расписания, распространяются на организации всех форм собственности. Но данная норма носит лишь рекомендательный характер. Несмотря на это, советуем применять данную форму в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.
Кроме того, из норм ст. 15 ТК РФ следует, что сотрудник может быть принят на работу по трудовому договору (как на основное место работы, так и по совместительству) только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации. Нет штатного расписания - трудовой договор может быть расценен как недействительный. В качестве примера можно привести Апелляционное определение Тюменского областного суда от 17.10.2012 по делу № 33-4476/2012.
Что нужно включать в штатное расписание?
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) устанавливает перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые нужно использовать при составлении формы штатного расписания (п. 2). К ним относятся:
Штатное расписание может быть составлено в произвольной форме, если оно содержит все необходимые реквизиты.На базе обязательных реквизитов работодатель вправе создать свою форму штатного расписания. Но можно взять за основу унифицированную форму, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1. Хотя есть некоторые отраслевые законодательные акты, содержащие формы штатных расписаний, которые рекомендовано использовать в рамках той или иной сферы финансово-хозяйственной деятельности. Например, Приказ МЧС РФ от 24.09.2008 № 563 «О порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России» приводит типовую форму штатного расписания, которую должны использовать учреждения МЧС и спасательные воинские формирования МЧС. В приложение 2 к Приказу ФСИН РФ от 23.01.2012 № 24 «Об утверждении типовых структур и штатного расписания уголовно-исполнительной инспекции» утверждено типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции. Примерные формы штатных расписаний различных учреждений здравоохранения рассмотрены в приложении 1 к Порядку составления штатного расписания учреждениями здравоохранения, утвержденному Приказом Минздравмедпрома РФ от 18.01.1996 № 16.
Как заполнять форму штатного расписания?
Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель, кадровик, бухгалтер). Постановлением Госкомстата РФ № 1 утверждена унифицированная форма штатного расписания Т-3. Сведения в форму Т-3 вносятся по определенным правилам.
Штатное расписание должно быть утверждено руководителем или уполномоченным на это лицом.
Сначала заполняется шапка документа, в которой указывается наименование организации в точном соответствии с учредительными документами . Если существует сокращенное наименование, то оно приводится в скобках ниже полного или за ним.
Необходимо заполнить поле «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается номер 1, а потом применяется сквозная нумерация.
В строке «На период» обозначается период действия штатного расписания, дата его ввода в действие.
В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже - общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Графу 1 «Наименование структурного подразделения». Согласно п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ» к структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, отделы, цеха и т. п. Заполнение этой графы обычно начинается с указания руководящих подразделений, и далее в порядке подчинения;
Графу 2 «Код», в которой указываются номера подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
Графу 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Если законом установлены льготы и (или) ограничения в отношении работы в определенной должности, то наименования должностей организации должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Для некоторых категорий работников (муниципальных служащих, членов избирательной комиссии, государственных служащих) должности указываются в соответствии с реестром должностей;
Графу 4 «Количество штатных единиц». В данной графе указывается то количество штатных единиц, которое предусмотрено в организации, в том числе неполных;
Графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». Здесь указывается фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. При этом в графу может вноситься как фиксированный размер оплаты труда работников в рублевом исчислении (например, 25 000), так и проценты (от выручки, прибыли) или коэффициент трудового участия (КТУ), коэффициент распределения и т. п. в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации (разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ № 1; далее - Указания);
Графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.». Это доплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т. п.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Если величина надбавки периодически меняется, например, в зависимости от стажа, то лучше ее не указывать в штатном расписании , а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий такую надбавку;
Графу 9 «Всего в месяц». В ней указывается сумма должностного оклада и надбавок. Сумма приводится либо в рублях, либо в соответствующих измерениях (проценты, коэффициенты и т. д.). Если же оклад установлен в рублях, а надбавки - в процентах или коэффициентах, что создает трудности при подсчете, в графе делается прочерк, а в графе 10 дается ссылка на документы, определяющие эти надбавки;
Графу 10 «Примечание». В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок и т.д.
Штатное расписание по форме Т-3 подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Документ утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизиты приказа (номер и дата) проставляются в грифе штатного расписания. Печатью организации заверять расписание не нужно.
Нужно ли согласовывать штатное расписание с профсоюзной организацией?
Согласно ст. 372 ТК РФ работодатель должен направить проект локального нормативного акта (далее - ЛНА) и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации. В ТК РФ нет определения ЛНА, поэтому однозначно отнести штатное расписание к этой категории документов нельзя.
Как правило, ЛНА содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц, - это правила, положения и инструкции. Штатное расписание иногда тоже относят к ЛНА, так как оно составляется и утверждается работодателем (ст. 8 ТК РФ). Роструд относит штатное расписание к числу ЛНА (см., например, п. 1 Письма от 22.03.2012 № 428-6-1).
Однако ЛНА устанавливает правила поведения в организации - это его главный признак, а штатное расписание данного признака не имеет. Согласно Указаниям, оно применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации.
Судебные органы считают , что штатное расписание с профорганизацией согласовывать не нужно, а сокращение штатного расписания согласования требует. Однако если профорганы в установленный законом период не отвечают на запрос согласования, то работодатель может принять решение самостоятельно. Рассмотрим Определение Верховного суда Республики Карелия от 04.09.2012 по делу № 33-2652/2012.
Приказом директора заповедника (являющегося бюджетной организацией) были утверждены штатное расписание и должностные инструкции, сокращены вакантные должности. Профорганизация заповедника посчитала указанные действия неправомерными.
Позиция профсоюзной организации
Введение в штатное расписание новых должностей, новых должностных инструкций пересматривает нормы труда, изменяет условия оплаты труда сотрудников. Учет мотивированного мнения выборного органа перед принятием решения об изменении системы оплаты труда предусмотрен коллективным договором, положением об оплате труда. Так как штатные расписания, введенные приказами администрации учреждения, сокращают штат, изменяют оплату труда, по этим нормативным актам должно быть получено мотивированное мнение профсоюзной организации.
Работодателю не предоставлено право изобретать новые должности, которые не предусмотрены нормативными документами федерального, ведомственного и локального уровней и федеральными законами, нормативными актами Минприроды, положением о заповеднике.
Позиция суда
В соответствии с ч. 1 ст. 370 ТК РФ профсоюзы вправе контролировать соблюдение работодателями трудового законодательства, выполнение им условий коллективных договоров, соглашений.
Суды отметили, что заповедник действует в соответствии с положением и уставом, утвержденными Минприроды.
Согласно данному положению структура и штаты отделов определяются директором заповедника, форму, систему и размеры заработной платы и материального стимулирования работников работодатель устанавливает самостоятельно.
На основании устава директор учреждения по согласованию с Минприроды утверждает штатное расписание.
Организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании, могут самостоятельно определять структуру и штаты без учета соотношений численности работников различных категорий.
Организациям и учреждениям, находящимся на бюджетном финансировании, предоставлено право самостоятельно устанавливать формы и системы оплаты труда, определять размеры надбавок, доплат, премий и других выплат стимулирующего характера, а также структуру и штаты без учета соотношений численности работников различных категорий (п. 2 Указа Президента РФ от 15.11.1991 № 211 «О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений»).
Согласно Указаниям штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Следовательно, штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, который не содержит информации о заработной плате и других персональных данных конкретных работников предприятия, работодатель не получает от работников сведения, вносимые в штатное расписание. Соответственно, оно является документом самого работодателя, то есть принимается работодателем единолично .
Суд указал, что утверждение штатного расписания с учетом мнения представительного органа работников трудовым законодательством не предусмотрено.
Утверждение штатного расписания с учетом мнения профсоюза трудовым законодательством не предусмотрено.
Должен ли работодатель согласовывать с профсоюзами изменения в штатном расписании?
Суд отметил, что вопрос целесообразности изменения структуры, штатной численности организации - прерогатива работодателя.
Довод профорганизации о неправомерном введении в штатное расписание наименований должностей, не предусмотренных Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (носит рекомендательный характер), утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37, судебные органы сочли несостоятельным. Согласно п. 4 Общих положений справочника квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки должностных инструкций.
Однако работодатель вправе, руководствуясь спецификой деятельности организации и ее потребностями, устанавливать в должностной инструкции дополнительные требования к образованию и квалификации работника , с учетом того, что с данной должностью не связано наличие предусмотренных законодательством компенсаций, льгот и ограничений.
В соответствии с ч. 1 ст. 11 Закона о профсоюзах профсоюзы представляют и защищают права и интересы членов профсоюзов по вопросам индивидуальных трудовых и связанных с трудом отношений, а в области коллективных прав и интересов - указанные права и интересы работников независимо от членства в профсоюзах в случае наделения их соответствующими полномочиями.
Коллективным договором заповедника предусмотрено, что ЛНА, вводящие, заменяющие и пересматривающие нормы труда , изменяющие условия оплаты труда , принимает руководитель с учетом мнения профкома . Нормы труда - устанавливаемые нормы выработки, времени, нормативы численности и т. д. (ст. 160 ТК РФ). Нормы труда могут быть пересмотрены по мере развития производства.
Судом установлено, что администрация заповедника оспариваемыми приказами не предусматривала введение, замену и пересмотр норм труда, изменение условий оплаты труда . До издания оспариваемого приказа о сокращении его проект был передан в профком заповедника. В силу ст. 372 ТК РФ выборный орган первичной профорганизации обязан не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта локального нормативного акта направить работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме, даже если работодатель ответ не запрашивает (как в рассматриваемом случае). Эта обязанность профорганом не была выполнена. Работодатель принял решение самостоятельно.
Вопрос целесообразности изменения структуры, штатной численности организации - прерогатива работодателя.
Суд, руководствуясь ст. 30, 370, 372 ТК РФ, положениями устава заповедника, пришел к выводу, что оспариваемые приказы были приняты работодателем в соответствии с его полномочиями.
Сколько времени нужно хранить штатное расписание?
Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Этим приказом утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень). В соответствии с пп. «а» п. 71 Перечня штатные расписания организаций по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.
В связи с тем, что некоторые учреждения из-за большой численности составляют проекты штатных расписаний по структурным подразделениям, то все предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее 5 лет . В течение такого же времени нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится 3 года (п. 73 Перечня).
Какова ответственность за отсутствие штатного расписания?
Отсутствие штатного расписания проверяющие органы часто расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, поэтому согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб.
В качестве примеров приведем решения госинспекции труда в Республике Коми. По результатам плановой выездной проверки за 05.08.2011 ООО «АЗ-Север» выдано предписание, должностное лицо привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ . Также по результатам проверки ООО «Сфера» (Усинск), проведенной 13.10.2011, составлены акт, предписание, протокол, выписано постановление о штрафе на сумму 2 000 руб. Одна из причин санкций - отсутствие штатного расписания.
Но в силу того, что обязанности работодателя по ведению штатного расписания в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно оспорить в судебном порядке.
Подведем итоги
Штатное расписание считается одним из основных документов по кадровой работе в организации, поэтому при проведении проверок (особенно если проверяются основания начисления заработной платы) контролирующие органы желают с ним ознакомиться.
При индивидуальных трудовых спорах штатное расписание может выступать в качестве доказательства, поэтому суды могут запросить этот документ, особенно при оспаривании законности увольнений, переводов, взыскании задолженности по заработной плате.
Штатное расписание позволяет эффективнее вести кадровую политику, отслеживать вакансии, оптимально использовать трудовые ресурсы.