Для чего нужна оптимизация управления предприятием. Виды бизнес-процессов организации. Методы, анализирующие управление

Что такое оптимизация управления и каковы ее функции оптимизации управления. На какие виды она подразделяется и какие задачи перед ней стоят? Какие методы используются для оптимизации?

Оптимизация управления предприятием – это процесс нахождения и введения в работу оптимального решения.

Основной задачей оптимизации управления организацией является выведение конечного результата управления объектом. Ее основная цель – повысить эффективность деятельности получить при этом наибольшую прибыль. А для достижения цели необходимо выявить и ликвидировать или исправить замедляющие факторы.

Виды оптимизации

Оптимизация управления предприятием может подразделяться на оптимизацию:

системы;
финансовой деятельности;
персонала;
информационной системы менеджмента.

Проходит оптимизация в несколько этапов. Первоначально необходимо собрать всю информацию об управленческой системе. На основе собранных данных, подготавливается и разрабатывается система мер и рекомендаций, направленная на усовершенствование. Заключающим этапом является внедрение разработанных мер.

Оптимизация управления отдельными процессами

Оптимизация управления процессом осуществляется по определенным критериям: стоимости, продолжительности, количестве транзакций и т. д. Ее целями считается:

повышение управляемости предприятием;
увеличение качественного показателя произведенной продукции;
снижение зависимости предприятия от человеческого фактора;
внедрение системы контроля за результатом;
снижение издержек производства;
рациональное распределение полномочий и ответственности между предприятиями;
исключение повторяющихся функций между подразделениями;
снижение длительности производственного цикла и т. д.

Основные задачи оптимизации управления зависят от цели, которую рассчитывает получить руководитель предприятия при решении этой задачи.

Оптимизация структуры управления

При изменении ситуации на рынке предприятиям необходимо подстраиваться, совершенствуя имеющуюся систему. Для правильной расстановки кадров используется оптимизация структуры управления, которая в своем анализе учитывает профессионализм сотрудников, их компетентность и т. д.

Структурные изменения способны решить такие задачи:

утерю и утрату непродовольственных расходов;
улучшить эффективность в распределении капитала;
улучшить качество работы с новыми клиентами и наладить деловое общение со старыми;
избавление от некомпетентного персонала, путем перегруппировки.

К первым признакам необходимости изменений на предприятии можно отнести:

расширение штата;
рост числа подразделений;
территориальная удаленность подразделений;
плохо развитая система информирования.

Внимание: все выше перечисленные признаки могут привести к замедленному и некачественному принятию и исполнению решений, к появлению бесконтрольных аспектов деятельности, к нестабильной психологической обстановке в коллективе и т. д.

Вовремя оптимизированное управление позволит избежать всех этих негативных последствий.

Что дает оптимизация управления персоналом

Все организации имеют в своем плане счетов статью расходов на обслуживающий персонал, куда включена не только зарплата сотрудников, но и затраты на повышение квалификации, предоставление социальных льгот и т. д.

Оптимизация управления персоналом на основе всестороннего анализа позволяет сократить эти расходы не ущемляя при этом интересы работников.

Важно: выявить недостатки на какой-либо стадии производства или в какой-либо деятельности – еще не значит, что все сразу же наладится. Для восстановления прежнего функционирования понадобится разработать алгоритм действий, позволяющий исправить или направить ситуацию в этой сфере в нужное русло.

Методы, анализирующие управление

Для выявления наиболее оптимального решения используются различные методы оптимизации, учитывающие большинство факторов, влияющих на управление. Многим отдельным факторам, которые важны при принятии решений, невозможно дать количественную характеристику, а некоторые из них являются практически постоянными и не изменяются.

Все методы, независимо от направления, представляют собой сравнительный анализ количественных или числовых показателей. Их использование, становится возможным дать ответ на важные вопросы, возникающие у руководителей предприятий, такие как:

в какой степени обоснованно решение;
насколько оно лучше;
по какому критерию оптимальности выбрано решение;
в какой степени учтены определяющие факторы.

Методы, в зависимости от числа параметров, подразделяются на одномерные и многомерные. Они, в свою очередь, в зависимости от применения производных, подразделяются еще на несколько типов.

Для совершенствования не целого предприятия, а некоторых его направлений, применяются другие методы:

исключения;
упрощения;
стандартизации;
ускорения;
изменения;
выделения и включения.

Наиболее подробную информацию о методах можно получить в компании «Арбор Прайм». Здесь квалифицированные специалисты, основываясь на своих знаниях и опыте, смогут предложить IT-услуги по автоматизации бизнеса, способные повысить эффективность деятельности предприятий, заводов и магазинов.

Обращение к автоматизации производственных процессов позволит предприятию получить большую прибыль, снизить зарплатные расходы с улучшением качества работ, заранее просчитать рентабельность любого заказа, снизить излишнюю трудоемкость и обезопасить хранение информации.

Как оптимизация бизнес-процессов помогает преодолеть хаос в работе

Чем лучше построена система управления персоналом в компании, тем эффективнее работают сотрудники. Один из методов улучшения функционирования системы - ее упрощение.

Сотрудники - самый главный актив любого бизнеса. К сожалению, в большинстве компаний управление персоналом все еще осуществляется очень фрагментировано. Оптимизация внутренних HR-процессов не только поможет улучшить качество управления персоналом, но и принесет ряд преимуществ для компании, в том числе повышение качества контроля производительности труда сотрудников и экономию средств. Talk business предлагает пять способов оптимизировать процессы в сфере HR.

Процесс ради процесса

Первое, что необходимо сделать - проанализировать все существующие процессы в управлении персоналом компании. Оцените каждый процесс и определите его реальную необходимость. Многие политики и процедуры внедряются только ради внедрения. Они существуют, вызывают проблемы и снижают эффективность всей системы управления персоналом. Подобные процессы или процедуры необходимо устранить либо заменить на более простые варианты.

Вознаграждение многозадачности

Чтобы новая система управления персоналом не стала еще более фрагментарной, тщательно разработайте систему оценки, вознаграждения и наказания. Вы удивитесь, насколько эффективными могут быть сотрудники, которые действительно владеют навыками многозадачности и знают, что получат вознаграждение за эффективное и быстрое выполнение работы.

Использование ПО

На рынке предлагается огромное количество различного ПО для оптимизации работы разных систем компании. Не торопитесь с выбором. Протестируйте несколько демоверсий, убедитесь, что это именно то, что нужно для решения ваших задач. Обратите внимание на облачные решения. Их основное преимущество - возможность контролировать процессы и эффективность сотрудников из любого места.

Автоматизация

Большинство задач, связанных с управлением персоналом, при наличии ПО можно автоматизировать. Например, для создания квартальных отчетов о производительности, в системе уже будут все базовые данные (посещаемость, показатели эффективности и т. д.) - нужно только нажать несколько кнопок, и отчет будет готов. Процесс начисления заработной платы также может быть автоматизирован. Большинство систем управления персоналом имеют интегрированное решение для управления расчетами, которое можно связать с бухгалтерской программой. После того как обе системы будут настроены, расчет зарплат может проводиться автоматически без задержек и ошибок.

Обучение

На современном рынке компания не сможет обойтись без инвестиций в обучение сотрудников. Оно полезно не только в долгосрочной перспективе, но и помогает максимально упростить внутренние HR-процессы. В следующий раз, когда вам понадобится заполнить вакансию на одну из ключевых позиций, в вашем распоряжении уже будет список сотрудников, подготовленных к выполнению более ответственных и сложных задач. Кроме того, интеграция обучения в процессы управления персоналом помогает сотрудникам расти вместе с компанией, и по мере расширения бизнеса они готовы к дополнительной нагрузке и вызовам, с которыми им приходится сталкиваться.

Конечно, существуют и другие методы оптимизации HR-процессов, например, упрощение отчетных форм, стандартизация процедур, которые не менее эффективны. Рассмотренные инструменты - отличный способ начать изменение системы управления персоналом и получить результат в кратчайшие сроки.

Оптимизация бизнеса представляет собой внесение в него определенных изменений для увеличения эффективности. В результате этого налаживаются рабочие процессы, минимизируются издержки, повышается прибыль. Впрочем, прежде чем обратиться к сторонним экспертам или начинать самостоятельную оптимизацию управления бизнес процессами, следует определиться, возможно ли ее реализовать на данном хозсубъекте или нет.

Понятие и виды бизнес-процессов, цели и задачи их оптимизации

Под бизнес-процессом понимается последовательность действий, приводящая к определённому результату. У него имеется конкретная цель, этапность ключевых действий и ожидаемый итог.

На количество бизнес-процессов, протекающих в хозсубъекте, и их целевую направленность влияют следующие факторы:

тип и специфика бизнеса;
размер бизнес-субъекта;
личные качества управленца.

Их наличие и степень воздействия следует учитывать в процессе оптимизации.

На практике различают такие типы бизнес-процессов:

Их оптимизация проводится для:

регламентации деятельности хозсубъекта, ее автоматизации, устранения локальных противоречий;
совершенствования планирования и контроллинга, в том числе и результативных показателей;
рационального делегирования функций и ответственности между структурными единицами, исключения их задвоения;
налаживания взаимосвязи между подразделениями;
увеличения качества товаров и услуг при сокращении длительности производственного процесса;
уменьшения влияния человеческого фактора на процесс производства;
снижения финансовых и временных издержек на достижение стратегических целей;
улучшения финансовых показателей, в частности, увеличения прибыли;
высвобождения средств, которые можно направить на развитие;
расширения и масштабирования бизнеса, создания франчайзинговых сетей;
соответствия потребительским требования, государственным и международным стандартам;
повышение уровня клиентской удовлетворенности.

Когда необходима оптимизация бизнес процессов

Хотя многие отечественные бизнес-субъекты функционируют и без оптимизации, она необходима, если наблюдается:

увеличение штат подчиненных или управленческий аппарат;
увеличение количества структурных единиц;
отсутствие системы информирования или ее недостаточная развитость.

Без нее не обойтись, если, в ходе мониторинга, было выявлено, что:

управленческие решения принимаются достаточно медленно, в том числе из-за недостатка информации;
управленческие распоряжения не доводятся до персонала или доводятся с искажениями, вследствие чего не выполняются или выполняются некачественно;
отсутствует контроль сфер деятельности субъекта;
растет напряжение в коллективе, в том числе из-за недостаточного понимания своих функций и прав;
бизнес-процессы протекают вяло и требуют неоправданно больших вложений.

Для большей наглядности можно рассмотреть перечень проблем функционирования компании, осуществляющей торговлю через интернет, сигнализирующих о необходимости проведения оптимизации:

Методы оптимизации бизнес процессов

Выбор методов оптимизирования процессов, происходящих в компании, достаточно широк. Среди основных можно выделить следующие:

Наименование метода	Сущность метода
Изменение	использование новых методов работы с сырьем и материалами, а также контрагентами, корректировка товарных объемов или технологии
Исключение	устранение причин появления определенных проблем, разумное сокращение производственных уровней и отмена контроля «на входе»
Упрощение и сокращение	разумное упрощение определенных бизнес-процессов, в частности, сокращение их продолжительности и устранение мест, обуславливающих дополнительные издержки, грамотное распределение работы
Ускорение	проведение параллельного инжиниринга, автоматизации процессов
Стандартизация	адаптация бизнес-процессов к различным стандартам
Обеспечение взаимодействие	ввод и обслуживание единой информационной системы для обеспечения связи между штатными и организационными единицами, производственными системами

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов

Определение целевой направленности оптимизации

На данном этапе ответственные за оптимизацию лица (приглашенные эксперты либо созданная из сотрудников компании фокус-группа во главе с ответственным лицом) посредством метода мозгового штурма или номинальных групп определяют истинную цель оптимизации. Для этого им следует ответить на такие вопросы :

какие бизнес-процессы имеются?
какие процессы следует оптимизировать и для чего?
что получается в результате их оптимизации и для чего это необходимо?

Под мозговым штурмом понимается методика коллективного вырабатывания новых идей, заключающаяся в разграничении процессов продуцирования и критической оценки. Идеальное количество участников – от пяти до 10 субъектов, во главе с фасилитатором – человеком, контролирующим обсуждение. Оно должно быть максимально тактичным и комфортным для всех. Его целевая направленность – аккумулирование максимального количества идей.

Далее зафиксированный материал передается на рассмотрение сторонних специалистов, определяющих окончательный перечень наиболее приемлемых решений. При методе номинальных групп коммуникация между участниками отсутствует. Каждому из них предлагается полное описание процесса и иные сведения, требуемые для принятия решения. Участник самостоятельно излагает свои идеи, после чего представляет их коллективу без дальнейшего обсуждения. Оно происходит только после того, как все высказались.

К примеру, на промышленном предприятии ответы могут быть следующими:

Из этого следует, что конечная цель оптимизации процесса – увеличение дохода посредством минимизации издержек и ускорения процесса.

Грамотное определение целевой направленности оптимизации позволяет правильно распределить время и ресурсы на ее проведение, не растрачивая их на решение второстепенных задач.

На практике нередко оказывается, что некоторые бизнес-процессы требуют не упрощения, а усложнения, например, путем введения дополнительных контроллинговых процедур и ответственности.

Составление перечня бизнес-процессов, происходящих в организации, целесообразно начинать с верхнего уровня, после чего более детально описывать каждый процесс верхнего уровня. Число уровней подобной декомпозиции процессов определяется задачами оптимизации и, в идеале, не должно превышать 6-8.

Верхний уровень описания бизнес-процессов соответствует процессам, находящимся в компетенции топ-менеджеров; следующий уровень, как правило, соответствует процессам функциональных подразделений; далее рассматриваются процессы, происходящие на рабочих местах.

Внутри звеньев функциональной иерархии имеются различные информационные потоки, направленные сверху вниз (управленческие решения) и снизу вверх (отчеты).

Определение элементов бизнес-процессов

Структура любого бизнес-процесса включает такие элементы:

объект;
субъект;
вход-выход и совокупность конкретных функций;
ресурсы.

Корректировке может подвергнуться каждый из них или все вместе.

Они заслуживают детального рассмотрения.

Под объектом подразумевается то, что управляется участниками процесса при реализации ими своих функций.

К процессу идентификации субъектов не следует подходить формально, то есть останавливаться на их выявлении. Необходимо провести серьезную работу по определению:

их перечня;
роли;
границ ответственности;
ключевых индикаторов эффективности и способов их измерения.

При выявлении роли и ответственности субъектов следует выстраивать их в порядке, определенном матрицей ответственности RASCI :

Responsible – ответственные за работу (ответственность должна быть персональной);

Accountable – согласующие;

В отличие от ответственности, согласование не требует персонификации придерживаться не обязательно. Конечно, один согласующий – это идеальный вариант, но допускается и коллективное согласование. Во втором случае следует учитывать такое возможное последствие, как затягивание сроков реализации процесса.

Supportive – обеспечивающие допсредства и поддержку ответственному для выполнения делегируемой ему работы;
Consulted – консультанты, к которым обращаются для выяснения спорных моментов и к чьему мнению необходимо прислушиваться;
Informed – уведомляемые (кому сообщается результат).

Касаемо S, C, I, каких-либо строгих ограничений нет (кроме руководства здравым смыслом с целью избежать перегрузки процесса из-за большого количества участников).

Что касается входов и выходов бизнес-процесса, то под ними подразумеваются следующие друг за другом этапы, на которых выявляются и ликвидируются его слабые зоны, определяется последовательность полезных.

Эффективность оптимизации напрямую связана с грамотным определением входов-выходов бизнес-процессов.

На практике, количество входов-выходов неоправданно большое.

Пример

Базис ведения бухучета в компании – первичная документация. Она является основанием для входа, то есть процесса формирования корреспонденции счетов, с учетом зафиксированной в ней информации. Нередко бухучет неэффективен из-за достаточно длительного пути, который проходят документы.

Так, маршрут товарной накладной следующий:

склад;
служба материально-технического обеспечения (фиксирует окончание процедуры закупки);
производственные службы (отмечают изменение сырьевой базы);
бухгалтерская служба.

На первый взгляд, выстроенная цепочка логична, поскольку сведениями о поступлении и движении ТМЦ должны владеть все вышеприведенные службы. Однако, в процессе передачи документа от одной к другой накладная может затеряться, умышленно уничтожиться или подделаться.

После проведения оптимизации данного бизнес-процесса, относящегося к логистическим, путь прохождения оригинала накладной моет быть сокращен до «склад-бухгалтерия». Иные заинтересованные службы будут довольствоваться его копией. Таким образом, вследствие сокращения цикла бизнес-процесса повышается качество его выполнения.

Кроме того, в процессе анализа входов-выходов может выявиться и другая, более существенная, проблема: разрывы между ними и нелогичность их построения, о чем свидетельствует тот факт, что выход из предыдущего цикла не является входом для следующего. Предотвратить это поможет оптимизация бизнес-процессов, подразумевающая информационное обеспечение всех его участников. Фактически, речь идет о потребителе конечного результата процесса (Informed). Он может быть не один, но их полное отсутствие недопустимо.

Таким образом, если выход ни на кого не направлен, процесс бессмысленен и должен быть исключен из бизнес-цепочки.

При рассмотрении такого элемента, как ресурсы, следует учитывать, что ими не всегда являются деньги, потраченные на оплату труда сотрудников и обеспечение производства сырьевой базой. Наиболее ценным ресурсом считается временной.

На этом этапе ищутся ответы на следующие вопросы:

выдержано ли соотношение «цель процесса – имеющиеся издержки»?
в чем приоритетность цели, оправдывающей издержки?
целесообразно ли изменить цель или отказаться от нее для сохранения и приумножения ресурсов.

Подготовка изменений бизнес-процессов

Оптимизация бизнес процессов состоит не только в их сокращении или расширении, о которых было сказано выше, но и в грамотном распределении обязанностей между участниками. На практике же выполнение сложного процесса часто делегируется одному сотруднику, вследствие чего качество его работы существенно снижается.

Важно, чтобы элементарные и часто повторяющиеся операции выполнялись одними (менее квалифицированными) починенными, а сложные и требующие особых навыков – другими специалистами. Это будет способствовать повышению скорости протекания процессов и уменьшению трудозатрат при сохранении качества работы.

Внедрение изменений в бизнес-процессы

Для эффективной оптимизации бизнес-процессов недостаточно составить их детальную цепочку и наметить определенные корректировки в ней. Их важно реализовать практически.

Так, чтобы стать обязательными к выполнению, все изменения должны быть:

внесены во внутреннюю документацию (УП, ЛНА, должностные инструкции, штатное расписание, график документооборота);
донесены до сведения коллектива.

Нелишним станет проведение мероприятий, направленных на привлечение сотрудников к подготовке и внедрению поправок. Это позволит им быстрее адаптироваться к изменениям и избежать конфликтных ситуаций.

Данный алгоритм представляет собой упрощение методики 8D (Global 8D, Ford 8D или TOPS 8D), разработанной в корпорации «Форд», нацеленной на решение локальных проблем в процессах и включающей 8 последовательных шагов:

Таким образом, оптимизация бизнес-процессов имеет свою методику и четкую последовательность, игнорирование которых чревато ее малоэффективностью.

Ошибки управленцев при оптимизации бизнес-процессов

В процессе оптимизации работы вверенного им хозсубъекта руководители часто допускают достаточно грубые ошибки, заключающиеся в следующем:

Формальный подход к делу

Вместо глубинного и систематического подхода к внедрению изменений руководство издает распоряжение «ликвидировать образовавшуюся проблему на том или ином участке работ и, впредь, избежать повторения подобного», основываясь, тем самым, не на данных анализа, а на эмоциях и порывах.

Интуитивный подход вместо методологического

Ошибка свидетельствует о некомпетентности руководителя в вопросах, касающихся технологий процесса.

Использование оптимизационной методологии не по назначению

Ошибка может возникнуть вследствие некомпетентности в процессной деятельности, в частности, неспособности дать определение понятию процесса. Из-за этого оптимизации могут подвергнуться и процессы, и проекты, и даже задачи. Инструментарий управления, при этом, различается, но многие игнорируют этот факт. Для процессов – это технологии регламентации, описания и оптимизации. Причем технология оптимизации очень важна для процесса, но абсолютно не подходит для проекта или задач. Как правило, эффективность проекта по оптимизации нулевая, так как её применение просто неуместно.

Личное участие высшего руководства в оптимизации

Оно может негативно сказываться на анализе деталей, вследствие чего оптимизация становится менее эффективной. Она должна поручаться специалистам. Однако, это не означает, что руководитель должен быть отстранен. Он должен контролировать работу профессионала и всячески ему содействовать.

Эффект от оптимизации

Многие управленцы, оптимизировавшие бизнес-процессы, отмечают следующие улучшения в деятельности хозсубъекта:

на достижение поставленных задач требуется меньше времени, нежели раньше;
между основными подразделениями и вспомогательными службами наладился контакт;
возросла клиентская удовлетворенность;
после грамотного распределения ресурсов улучшилось финансовое положение;
стало возможным масштабировать бизнес;
уменьшилась расходная часть бюджета;
стало возможным стратегическое планирование;
повысилась управляемость;
решился вопрос с задвоением функционала разных подразделений;
высвободились дополнительные ресурсы, которые можно направить на развитие.

Оптимизация бизнес-процессов - это изменения в структуре деятельности компании, направленные на повышение эффективности существующих бизнес процессов.

Оптимизация нужна, если:

· в целом бизнес-процессы работают, не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия), и, следовательно, нет потребности в коренных изменениях;

· ваша оценка фактических показателей затрат, качества вашей продукции, уровня обслуживания клиентов и оперативности Вашей работы менее чем на 15 % отличается от желаемого;

· компания бурно развивается, рано или поздно ее руководитель сталкивается с необходимостью заниматься оптимизацией бизнес-процессов системно и постоянно .

Это позволяет упорядочить взаимоотношения, более четко разделить зоны ответственности, определить полномочия каждого подразделения и каждого сотрудника, разработать регламенты.

Оптимизация бизнес-процессов повышает эффективность следующих подразделений компании:

· Маркетинг и продажи;

· Управление персоналом;

· Закупки и снабжение;

· Производство;

· Логистика и склад;

· Финансы и бухгалтерия;

· ИТ и административные отделы

Оптимизация проводится в несколько этапов:

1. Описание бизнес-процесса "как есть": анализ существующей организационной структуры, выявление неэффективных, неоптимальных процессов, анализ стратегии компании, анализ системы показателей, анализ системы контроля и т.п. Описания должны быть четкими и направлены лишь не тот вид деятельности, где видна конкретная работа сотрудника.

2. Анализ полученного результата и разработка нового бизнес- процесса: разработка рекомендаций по улучшению состояния структуры компании, моделирование новой системы управления, написание должностных инструкций.

3. Внедрение: реализация, нового разработанного бизнес-процесса.

4. Консультационная поддержка: сопровождение внедрения изменений.

Основными признаками любого процесса являются целенаправленность, взаимодействие и последовательность.

Целенаправленность -- способность процесса достигать определенного результата (цели). Процесс, выполняемый без цели и результата, не может быть определен как бизнес-процесс.

Взаимодействие (интерфейс) -- соответствие результата, полученного участником процесса, потребностям потребителя этого результата.

Последовательность (поток) -- очередность действий, выполняемых в соответствии со всеми установленными условиями, определяющими направление дальнейшего движения.

Процессы выстраиваются для достижения целей компании, в которых отражены и потребности клиентов, имеются границы, создаются результаты (выход) и потребляются ресурсы (входы) .

Одна из самых распространенных ошибок - уход во второстепенные и несущественные для эффективности деятельности компании детали. На практике это означает решение проблем слабо и очень косвенно влияющих на результаты процессов, но играющих роль "последней капли".

Использование технологии оптимизации процессов не по назначению является прямым следствием неправильного понимания процессной деятельности. К сожалению, после популяризации стандарта ИСО данная ошибка является практически повсеместной и кроется в очень абстрактном определении процессов деятельности, а именно:

И личное участие высших руководителей в работах по оптимизации не только отвлекает их от решения более важных задач, но и приводит к снижению инициативы и ответственности со стороны специалистов, снижает качество проработки деталей, а также может уводить в стратегическую область, т.е. в кардинальную перестройку.

Выбор метода изменения бизнес-процессов - оптимизация или реинжиниринг - определяется тем, насколько показатели компании отстают от намеченных.

В настоящее время для совершенствования деятельности предприятия могут быть использованы следующие методы:

1) реорганизация (reorganization) предприятия; данный метод имеет дело только с организационными структурами, а не с бизнес- процессами, происходящими на предприятии;

2) автоматизация бизнес процессов (business process automation - BPA); использование этого метода приводит лишь к ускорению существующих бизнес-процессов. BPA автоматизирует существующий процесс со всеми его недостатками и не ставит перед собой задачу проектирования нового процесса для кардинального повышения эффективности ;

3) улучшение качества (quality improvement - QI), управление качеством (quality management), глобальное управление качеством (total quality management - TQM); несмотря на то, что в управлении качеством центральная роль отводится бизнес - процессам, данный метод берет за основу имеющиеся процессы и старается их улучшить, не изменяя их кардинально;

4) реинжиниринг программного обеспечения; существо этого метода заключается в переходе на более новое более совершенное программное средство без изменения бизнес - процесса. С практической точки зрения проводится автоматизация существующих процессов с помощью новых программных средств;

5) реинжиниринг технического обеспечения; существо этого метода заключается в переходе на более совершенные технические средства без изменения бизнес - процесса. С практической точки зрения проводится автоматизация существующих процессов с помощью новых технических средств.

Во всех перечисленных методах совершенствования деятельности предприятия, существующие бизнес - процессы остаются без изменения. Для изменения бизнес- процессов с точки зрения совершенствования используются новые виды методологии; инжиниринг и реинжиниринг бизнес -процесса. Эти виды методологии связаны с анализом управленческого труда как совокупности необходимых операций по выделенным процессам без учета конкретных рабочих мест. Они направлены на совершенствование деятельности предприятия и определяют логическую структуру ИКИСП .

Методология инжиниринга - это целостное, формальное, точное, полное и всестороннее описание существующих бизнес-процессов, что приводит их к совершенствованию без конкретного изменения.

Реинжиниринг бизнес-процессов (business process reengineering, BPR) предполагает радикальное переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов для достижения коренных улучшений управление предприятия в целом. Метод является наиболее прогрессивным и универсальным для организации эффективного управления предприятием. Он предполагает отказ от базовых принципов построения предприятий и превращает конструирование бизнеса в инженерную деятельность. Возможность использования этого метода обусловлена достижениями в области описания происходящих процессов и наличием программных средств реализации описания, анализа эффективности бизнес-процессов и разработки предложений по созданию принципиально новых бизнес-процессов .

Бизнес - процесс, построенный по методологии реинжиниринга, приближается к некоторому стандартизированному бизнес-процессу в пределах специфики масштаба производства (крупные, средние, малые, микропредприятия), типа производства (массовый, крупносерийный, среднесерийный, индивидуальный), производственного процесса (непрерывный, дискретный, смешанный), уровня управления (стратегический, тактический, оперативный, технологический), степени структурированности автоматизированных процессов (детерминированные, слабоструктурированные, неструктурированные), характера автоматизируемых процессов (информационные, материальные и смешанные) и множество других признаков. Считается, что со временем стандартизация бизнес-процессов на предприятии достигнет такой степени, что они не будут зависеть от отраслевой принадлежности и даже индивидуальных особенностей отдельных технологических процессов . Это означает, что использование методологии реинжиниринга в условиях полной стандартизации бизнес- процессов откроет новые возможности эффективного внедрения ERP-систем.

Для эффективной организации бизнес-процеесов можно идти двумя путями. Первый путь ориентирован на предполагаемый к использованию программный продукт. Дело в том, что программный продукт, построенный на основе стандарта ERP-систем, включает определенные модули, направленные на автоматизацию конкретных бизнес-процессов. В этом случае реорганизацию деятельности предприятия следует проводить в соответствии с логикой, заложенной в ERP-системе. Это связано с тем, что внесение изменений в ERP-систему, реализующую те или иные алгоритмы бизнес- процессов, экономически нецелесообразно . Изменение программного продукта повлечет за собой необходимость самостоятельного сопровождения системы, что, в свою очередь, вызовет отказ от производителя от поставки новых версий данного продукта. Второй путь предполагает использование дополнительных инструментальных средств, которые увязывают выделенные на предприятии бизнес-процессы и модули программного продукта. Этот путь потребует дополнительных расходов на приобретение и внедрение этих инструментальных средств .

Бизнес-процессы, спроектированы на основе методологии реинжиниринга имеют следующие свойства:

· ориентация на результат выполнения процесса в целом, а не на отдельные функциональные задачи или рабочие места;

· выделение в бизнес-процессе основных (удовлетворяющих требованиям потребительской ценности) и вспомогательных операций;

· минимизации операций согласования документов;

· максимальная формализация согласования документов;

· максимальная формализация вспомогательных операций в связи с их высокой долей (от 70 до 90%) в бизнес-процессе в целом;

· сокращение всех видов затрат на выполнение бизнес-процесса в целом, что в конечном итоге приводит к увеличению прибыли от деятельности предприятия.

Особенностью создания интегрированных информационных систем на современных российских предприятиях является отсутствие унифицированного перечня бизнес-процессов. Однако, несмотря на их разнообразие, можно выделить ряд основных бизнес-процессов, характерны для любого предприятия. К этим бизнес- процессам относятся: управление производством; управление логистикой; управление трудовыми ресурсами; управление финансовыми ресурсами. Перечисленные укрупненные бизнес-процессы подразделяются на более детальные . Бизнес-процесс управление производством включает:

· прогнозирование экономического развития предприятия;

· управление технической подготовкой производства;

· оперативно - производственное управление;

· технологическое управление.

· бизнес - процесс управление логистикой:

ь управление сбытом продукции;

ь управление производственной логистикой;

ь Управление снабжением).

· бизнес - процесс управления трудовыми ресурсами направлен на решение вопросов эффективного управления персоналом.

· бизнес - процесс управления финансовыми ресурсами призван контролировать, оценивать и регулировать финансово-экономические процессы предприятия, и подразделяется на бизнес - процессы управления источниками формирования финансов, управления использованием финансов и оценкой деятельности предприятия в целом.

Оптимизация управления – это процесс поиска и принятия оптимальных решений.

Задачи оптимального управления:

– оптимизация конечного состояния объекта управления. Исследуется и оптимизируется конечное состояние объекта, каким «путем» объект пришел в это состояние не учитывается. Задачи этого типа получили распространение в системах организационного и социально-экономического управления. Например, задача планирования выпуска продукции. Решаются такие задачи с использованием методов математического программирования (метода исследования операций).

– оптимизация динамики (переходного процесса) состояния объекта управления. Рассматривается траектория переходного процесса, а конечный результат не представляет интереса. Эти задачи наиболее применимы в технике и при управлении технологическими процессами. Решаются на основе вариационного исчисления, таких методов, как принцип максимума Понтрягина, Беллмана и др.

Основная цель оптимизации - повышение эффективности деятельности организации и получение большей прибыли. Цели оптимизации зависят от особенностей ее объекта и предмета. Объект - организация, предмет - та часть системы организации, которая нуждается в оптимизации, как правило, это система управления, финансовая деятельность, управление персоналом и информационная система менеджмента .

Этапы процесса оптимизации:

Этап диагностики, сбор информации о системе управления организации;

Этап обработки и анализа полученных данных;

Практический этап, подготовка и разработка рекомендаций и мер по усовершенствованию системы управления;

Заключительный этап, этап внедрения.

Оценить эффективность проведенной оптимизации возможно при наличии выбранных до процесса оптимизации исходных показателей и их сравнения с итоговыми показателями.

Оптимизацией системы управления вне компании занимается управленческий консалтинг, к которому относится и проведение управленческого аудита.

Основная цель управленческого аудита - оценка уровня готовности предприятия и его сотрудников к эффективной работе в соответствии с целями и задачами развития компании. На основе оценки готовности разрабатывается программа проведения реорганизации системы управления предприятием, привлечения новых или переобучения имеющихся кадров. Затем проводится оценка структуры управления компанией, т.е. взаимосвязь между процедурами, которые составляют бизнес-процессы и ключевые функции управления.

В ходе оценки анализируется модель управления, четкость разделения на функциональные и профильные подразделения, структура административного подчинения и функционального взаимодействия, схема информационных потоков, а также их соответствие стратегии и модели управления.

При анализе системы управления и оценке эффективности оптимизации пользуются пока-зателями её состояния и функционирования. Не все ее показатели могут иметь расчетную форму, иногда приходится пользоваться показателями, полученными экспериментальным путем. В настоящее время особое внимание уделяется наличию на предприятии сбалансированной системы показателей, при отсутствии которой топ-менеджмент направляет на ее создание все усилия.

Понравилась статья? Поделитесь ей

Распечатать статью